情報の共有方法、私のやり方 (Groove, 紙copi)
会社、自宅、ノートパソコンと3台のPCを持っていると、情報同期は大変です。
外出先で気がつくと、必要なデータが自宅のパソコンに入っていたりしてガックリなんてことも。
そんな機会損失を少しでも減らしてくれそうなのがこの Groove Virtual Office(以下Groove)です。Grooveは、いわゆるP2Pソフトで、このソフトウェアが入ったPC上のファイルを同期してくれます。とはいっても、Winnyのような不特定多数とではなく、自分が指定した相手とのみです。もちろん、自分の他のPCとも同期可能です。
■ Groove for file shareing
Grooveはいくつか機能があるのですが、個人で一番使えるのが File Shareing です。やり方は、こちらの画面の右上にある [Folder Sync]ボタンを押すだけで、このフォルダ以下のファイルを全て他のPCと同期してくれます。
http://www.groove.net/images/products/screens/GVO-filesharing.jpg
[Folder Sync]ボタンを押したフォルダは、普通のフォルダとなんら変わりはありません。同期したいファイルを普通にそのフォルダへコピーするだけです。自分でサーバを用意する必要もありません。他の起動中の自分のPCからコピーしてきますので、少なくとも自分が所有するPCの1台は立ち上げておく必要があります。同期の内容自体も暗号化されていますので安心です。アニメーションでご覧になりたい方は、Groove デモページから [Share Files]を押してみてください。簡単に同期しているのがお分かりいただけると思います。
■紙copi
この Groove とともに、私が利用しているのが 紙copi というソフトウェアです。紙copiは、ブラウザから必要な情報を選択し、ドラッグ&ドロップするだけで、現在見ている情報をそのまま取り込むことができます。取り込んだ情報は、普通のテキストファイルか、htmlファイルですので、取り込んだファイルをコピーすることもできます。
■Grooveと紙copiの連携
紙copiでは保存先は[箱]と呼ばれていますが、私はこの[箱]のいくつかを Groove で共有化させたフォルダに割り当てています。Webで必要な情報が見つかれば、紙Copiを使ってドラッグ&ドロップ、そのファイルは自動的に私の全てのPCと同期されるという仕組みです。(ノートパソコンのような常時電源が入っていないような環境では、ネットワークが接続され次第、自動的に同期されます)
■ローカルファイルの検索
同期されたファイルは [Windows デスクトップ サーチ]や[Google デスクトップ]のようなローカルファイルの検索ソフトでも検索可能です。
■私の使い方
普段、インターネットで見つけた情報、必要なファイルは全て紙copiや、普通のコピーで Groove に割り当てられたフォルダへコピーしています。これで、どこでも自分の必要な情報へアクセスできます。加えて、MSN デスクトップサーチを使えば、メール、ファイル、Grooveのファイルからも同時に必要なファイルを検索することができるのです。
■Groove Trial Version
Groove は [Downloads]のページから60日間有効なトライアルバージョンを使用することができますので、興味のある方は使ってみてはいかがでしょうか？ちなみに、現在は英語版しかありません（英語版でも動作は問題ないです)。
Grooveは昨年 Microsoft に買収されました。次のバージョンでは Microsoft Office ファミリーの一員として出荷される予定と聞いています。おそらく、日本語版も出てくるのではないかと思います。
■注意事項
Groove は使用を誤ると、企業の社内情報の流出の手助けをしてしまう事もできます（使用が簡単ですから)。いらぬ誤解を生まないためにも、とりあえずは、会社以外のPCで試用されることをお勧めします。
とはいえ、以下の大きな利点、将来の変化を考えると、このソフトは仕事の環境を大きく変えるのではないかと思います。
1)バーチャルな環境で仕事をする機会が増えること
2)サーバを用意する必要が無いので安価であること
3)少人数でITを効率的に活用したプロジェクトが増えること
まだまだ、日本で利用している方は少ないかと思いますが、ホントお勧めです。
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